Saubere Datenhaltung und Kommunikation in Echtzeit

der Verpackungsworkflow bei Dr. Oetker

Es gibt hierzulande kaum einen Menschen, der Dr. Oetker nicht kennt. Laut der jährlichen Studie „Trusted Brands“ von Reader’s Digest gehört Dr. Oetker in Deutschland zu den vertrauenswürdigsten Verbraucher-Marken 2018. In der Kategorie Nahrungsmittel steht der Konzern sogar an erster Stelle. Dieses Vertrauen in seine Produkte hat sich Dr. Oetker seit Firmengründung 1891 kontinuierlich erarbeitet und ist eines der höchsten Unternehmensgüter. Es liegt auf der Hand, dass das Thema Verpackungsmanagement, insbesondere die Deklaration der Lebensmittel, bei Dr. Oetker einen entsprechend hohen Stellenwert hat und jedwede Schwachstelle ausgeräumt werden muss.

Dr. Oetker bildet innerhalb der Oetker-Gruppe das Dach zahlreicher Produktions- und Vertriebsgesellschaften, die in 39 Ländern aktiv sind und neben den Kernmärkten in Europa auch in Nord- und Südamerika sowie in Afrika, Asien und Australien agieren. Im Geschäftsjahr 2017 erzielte Dr. Oetker einen Umsatz von 2.430 Mio. Euro. Weltweit sind 11.617 Mitarbeiter bei Dr. Oetker beschäftigt – rund 4.500 davon an den fünf deutschen Standorten. Vor über 125 Jahren in Bielefeld gegründet, zählt das Familienunternehmen Dr. Oetker zu den führenden Markenartikelunternehmen der deutschen Ernährungsindustrie. Zur vielfältigen Produktlandschaft mit zirka 1.000 Produkten in Deutschland und rund 4.000 verschiedenen Produkten weltweit zählen unter anderem Backartikel, Backmischungen, Dekorartikel, Desserts, süße Mahlzeiten, gekühlte Desserts, Einmachprodukte, fertige Kuchen, Vitalis Müsli, Tiefkühlpizzen und -Snacks, Verfeinerungsprodukte und ein abwechslungsreiches Angebot für Großverbraucher.

Die Ausgangssituation des Konzerns 

Ursprünglich arbeitete Dr. Oetker mit einem auf Lotus Notes basierenden System für den Verpackungserstellungsprozess. Das System sollte durch eine andere technische Basis abgelöst werden, daher begab sich Dr. Oetker auf die Suche nach einer neuen Alternative für ein sauberes Management der unzähligen Verpackungen. Das dataroom System konnte im Auswahlverfahren dadurch punkten, da der Blick auch nach links und rechts des Workflowmanagement-Systems fiel: Selbst bei Implementierung eines modernen Systems – wo kommen die Verpackungsdaten im System her? Und wo kommen die Daten des Systems nach einem abgeschlossenen Workflow hin? Die Verpackungsdaten bei Dr. Oetker wurden bisher nicht zentral gehalten. Teilweise lagen die Daten ausgelagert bei Mediendienstleistern, beispielsweise Agenturen oder Druckereien.

Der Auftrag beinhaltete daher den Aufbau eines Workflowmanagent-Systems gekoppelt mit einem passenden Media Asset Management System (MAM), das den Workflowmanager mit seinen Daten „füttert“. Im MAM werden alle für die Workflows benötigten Verpackungselemente vorgehalten. Darunter fallen Logos, Bilder, Texte, Deklarationsangaben, Stanzen und andere verpackungsrelevante Informationen. Außerdem ist das MAM an das unternehmenseigene SAP-System angebunden, damit das reibungslose Stammdatenmanagement auch in den Verpackungs-Workflows weitergeführt wird.

Besonders relevant für Dr. Oetker war auch ein einwandfrei umgesetztes und detailliertes Rechtemanagement. Das Unternehmen hat hierfür ein eigenes Rechtekonzept, bei dem höchste Sicherheitsstandards eingehalten werden. Speziell in der Produktentwicklung, aber auch in allen anderen Geschäftsbereichen, muss durchgängig gewährleistet sein, dass nur berechtigte User Zugriff zu den Workflow-Daten und diversen Assets erhalten. Ebenfalls eingebunden ist ein Single Sign-on, bei dem der User nach einmaliger Anmeldung auf alle Dienste zugreifen kann, für die er autorisiert ist.

dataroom im Einsatz

Rund ein Jahr nach Implementierung des dataroom Systems wird es intensiv genutzt. Insbesondere beim Workflowmanager wurde ein großer Wert auf die intuitive Bedienbarkeit gelegt. Ein dataroom Wiki ist bei Bedarf für alle User vorhanden. Da weltweit eine große Zahl an Mitarbeitern Zugang zum Workflowmanager haben, war es unabdingbar, den Schulungsaufwand bei Einführung des Systems auf ein Minimum zu reduzieren. Wichtig hierbei ist die klar-strukturierte Benutzeroberfläche kombiniert mit einer komfortablen Ladegeschwindigkeit auch durch starke Firewalls hindurch.

Der Workflowmanager ist besonders gut geeignet für eine interdisziplinäre Zusammenarbeit von verschiedenen Geschäftsbereichen. Regelmäßig arbeiten damit Marketing und Produktmanagement, F&E / Qualitätsmanagement, Stammdaten- und Lieferkettenmanagement. Etwas besonderes ist, dass PDF-Dateien direkt im Workflowmanager kommentiert werden können. Die Kommentare werden in Echtzeit bei den anderen Mitarbeitern angezeigt und können genauso direkt in Echtzeit beantwortet werden. In den Kommentaren können außerdem Personen markiert werden, die daraufhin eine Benachrichtigung erhalten. Ebenfalls an das System angebunden sind Agenturen und Prepress-Dienstleister von Dr. Oetker, die für die finale Produktion der Verpackungen sorgen. Die Dienstleister hatten bis jetzt verschiedene unternehmenseigene Prozesse in der Datenverarbeitung und auch in der Datenspeicherung, die ab sofort im Sinne von Dr. Oetker standardisiert werden mussten. Auch hier stellte sich in der tagtäglichen Arbeit Zufriedenheit ein, da sich die Arbeit mit dem MAM-System und dem Workflowmanager praktisch und schnell gestaltete, und mit der Standardisierung an vielen Stellen Fehlerquellen minimiert werden konnten.

Einzelne Workflows bestehen aus wenigen Usern bis hin zu größeren abteilungsübergreifenden Usergruppen. In den ersten 18 Monaten nach Systemeinführung waren bereits 4.200 Workflows abgeschlossen. Im MAM-System sind zwischenzeitlich 3.570 Produkte eingestellt, 9.500 Bilder, 2.500 Deklarationen und ganze 9.000 unterschiedliche Verpackungen.

Ein zusätzliches Tool des Workflowmanagers ist das Reporting Dashboard. Im Reporting Dahboard werden Kennzahlen aus bestehenden Workflows ausgewertet und in Diagrammen übersichtlich zusammengefasst. Die Darstellung von Workflow Lifecycles ermöglicht eine schnelle Übersicht über laufende Prozesse und die Auswertung von Prozess KPIs. Sie verdeutlicht Schwachstellen und vorhandene Potentiale innerhalb von Workflows.