Handwerk ohne Zettelwirtschaft

Beim Lebensmittelhersteller Wernsing sind tagtäglich verschiedene Handwerksbetriebe im Einsatz, die mit dafür sorgen, dass die Abläufe im Werk reibungslos funktionieren, keine Produktions- oder Lieferengpässe entstehen und natürlich alles rundherum top in Schuss bleibt. Wo vorher noch mühsam handschriftliche Arbeitszettel erstellt und abgezeichnet werden mussten, laufen diese Prozesse heute intuitiv bedienbar über den Webbrowser – und das vor allem auch mobil auf dem Werksgelände über ein Tablet bedienbar. Das neue Handwerkerportal wird sowohl von den Mitarbeitenden im Betrieb als auch von den Handwerksbetrieben gleichermaßen geschätzt.

Die besten Lösungen stammen aus einer simplen Idee. „Kann nicht jemand einfach über das Gelände laufen, Fotos machen, wenn etwas repariert werden muss und dann gleich damit jemanden beauftragen?“ Das war die Ursprungs-Idee der Wernsing Geschäftsleitung. Und Wernsing ist dafür bekannt, dass gute Ideen zügig in die Realität umgesetzt werden.

Aus der Idee, dass Werksmitarbeitende direkt auf dem Gelände Mängel festhalten könnten, ist nun das sogenannte „Handwerkerportal“ entstanden. Es ist zwischenzeitlich nicht nur ein „Nice to have“, sondern tatsächlich basieren nun auch die Abrechnungen der Handwerksbetriebe auf diesem System.

Das Projekt Handwerkerportal wurde 2018 als eine Idee ins Leben gerufen und 2020 in einem ersten Konzept „festgezurrt“. Dieses Konzept beinhaltete bereits viele weitere Möglichkeiten, den Ablauf mit den handwerklichen Betrieben rund um das Wernsing Werk in Addrup zu erleichtern. Intern wurde dabei schon vom „Handwerkerportal 2.0“ gesprochen. Das Flussdiagramm zur Beschreibung der Prozesse und Rechte war in der Tat recht umfangreich.

Die Software dazu wird konstant weiterentwickelt und die Mindmap von 2020 entspricht zwischenzeitlich auch nicht mehr dem Stand von heute. Dank der intensiven, engen Zusammenarbeit und den Ideen von Wernsing wurde das Handwerkerportal zwischenzeitlich schon zu einem Meisterstück.

Wie funktioniert dieses Meisterstück?

Im Werk gibt es zentrale Personen, die Defekte/Schäden aufnehmen und den jeweiligen Handwerksbetrieben zuweisen können. Beispielsweise wird erkannt, dass eine Laderampe defekt ist. Die Person kann den Defekt sofort im System anlegen. Da das Portal browserbasiert auch über mobile Geräte zu bedienen ist, kann die Auftragserfassung auch direkt vor Ort an der Rampe geschehen. Bei Bedarf können nähere Einzelheiten ergänzt werden, und man hat überall die Möglichkeit, Fotos zu hinterlegen. Der Handwerksbetrieb wird benachrichtigt und kann vorbeikommen, um die Rampe zu reparieren.

Beim Betreten des Unternehmens erhalten die Handwerkerinnen und Handwerker für ihre Arbeit Tablets, mit denen sie Zugriff auf das Handwerkerportal haben. Sie sehen die ihnen zugewiesenen Aufgaben, können sich einloggen und mit ihrer Arbeit beginnen. Wenn sie fertig sind, können sie sich wieder ausloggen und das Tablet wird zurück an Wernsing geben. Frühstücks- oder Mittagspausen werden natürlich auch eingetragen.

Damit entsteht eine lückenlose Arbeitszeiterfassung, die dann auch die Grundlage eines automatischen Fakturierungsprozesses bildet. Die Daten werden mittels Schnittstelle an das Wernsing-System und die Buchhaltung übermittelt. 

Sollten mehrere Handwerksbetriebe an der Reparatur beteiligt sein, kann dies ebenfalls nacheinander im System hinterlegt und beauftragt werden – zunächst der Elektrikbetrieb, danach die Firma zum Verputzen. Der Auftrag ist erst dann fertig, wenn alle Arbeiten abgeschlossen sind und eine Freigabe durch Wernsing erfolgt. Für den Freigabeprozess ist ein Workflowmanagement mit Tasks hinterlegt. Sind alle Arbeiten ohne Beanstandung erledigt worden oder passt hier etwas noch nicht? Je nachdem kann der Auftrag zur Rechnungsstellung oder aber der Handwerksbetrieb muss nochmal nachbessern. Die Reihenfolge der Tasks ist bei Bedarf adaptierbar. Insgesamt können die Anträge sortiert werden, insbesondere auch nach ihrer Relevanz (Welche Reparatur hat nun besondere Priorität? Welche kann noch ein paar Tage warten?).

Erst wenn alles in Ordnung ist, gilt der Auftrag als erfolgreich ausgeführt und kann abgerechnet werden.

Sorgfältiges Rechtemanagement

Nicht nur die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Wernsing haben ihren eigenen Zugang für das Handwerkerportal, sondern auch die angebundenen Handwerksbetriebe. Dort einsehbar sind nur die eigenen Aufträge und Zuständigkeiten.

Für den Login kann man seinen eigenen Betrieb auswählen und sich passwortgeschützt anmelden. Für das ausführliche Berechtigungskonzept gibt es unterschiedliche Usergruppen. Hauptsächlich sind das Wernsing-Mitarbeitende, Wernsing-Admins, Handwerkerinnen und Handwerker sowie Handwerks-Admins. 

Komfortables Screendesign

Damit alle gerne mit dem Handwerkerportal arbeiten, wurde großer Wert auf die leichte Bedienbarkeit gelegt. Ein einfaches Screendesign ohne viel Spielerei, eine klare Userführung mit einem klaren Farbkonzept (grün, rot blau – grün = alles okay, rot = stop, hier stimmt was nicht, blau = hier wird gewerkelt) sorgen dafür, dass man keine große Einführung benötigt, um das Portal bedienen zu können.

Das Portal muss responsive aufgebaut sein, damit es problemlos mobil innerhalb des Werks eingesetzt werden kann, insbesondere auf den Tablets, die die ausführenden Handwerkerinnen und Handwerker für ihre Arbeit im Werk ausgehändigt bekommen. 

Mit Lageplan schnell vor Ort

Das Wernsing Betriebsgelände in Addrup ist groß. Damit die Handwerksbetriebe schnell zur zugewiesenen Stelle finden, wurde kürzlich erst ein Lageplan in das Portal integriert. Die Orte im Werk können im Lageplan auftragsspezifisch markiert werden. Zum Lageplan dazu können auch zusätzlich Fotos hinterlegt werden, damit die Handwerksbetriebe die betroffene Stelle bzw. das Problem schneller vor Ort lokalisieren können. Zudem sind in dem Lageplan auch die CCPs hinterlegt – d.h. die Orte, für die unter Umständen besondere Zusatzmaßnahmen für die Arbeiten erforderlich sind, damit der Betrieb weiterhin reibungslos und vor allem zu hundert Prozent die Produktion fortführen kann.

Häufig ist es notwendig, die Aufträge für die Handwerksbetriebe zu priorisieren. Im Portal wurde ein Leitfaden hinterlegt, der dabei hilft, die Dringlichkeit von bestimmten Defekten/Schäden einzuordnen und deren Auswirkungen auf den Betrieb abschätzen zu können. Damit können Wernsing-Mitarbeitende die Aufträge eindeutig in eine zweckmäßige Reihenfolge bringen, besonders dann, wenn viel zu tun ist.

Nicht nur Wernsing-intern wurde das Handwerkerportal gut angenommen. Auch die angebundenen Handwerksbetriebe sind sehr glücklich mit der neuen Lösung. Vorher füllten ihre Angestellten handschriftlich ihre Arbeitszettel aus. Die Organisation der Werkstatt- und Arbeitszettel, teilweise auch schlecht lesbar, war zeitaufwendig. Mit dem Portal gibt es volle Transparenz über die Arbeitsstunden und auch über die anstehenden bzw. laufenden Aufträge.

Das Portal wurde im Soft-Rollout eingeführt. Nach und nach wurden unterschiedliche Handwerksbetriebe und Leistungsarten zugeschaltet. Aktuell arbeiten damit rund 25 externe Betriebe dauerhaft aktiv. Neue Ideen werden kontinuierlich in die Roadmap aufgenommen, um das Portal weiterhin zu optimieren.